“Kağıtsız ofis” terimiyle ilk kez 1980’lerde tanıştım. Yaklaşık 40 yıl sonra, hala uzak bir hedef gibi görünüyor. Kırtasiye yaklaşık bir 150 milyar dolarlık pazarkimin rakamlarına inandığınıza bağlı olarak ve öngörülebilir gelecekte yavaş büyümesi bekleniyor.
Bu, kağıt kullanımının çevresel etkisi hakkında bir açıklama olmayacak; hepsini zaten biliyorsun.
İş maliyetleri, basılı belgelere sürekli olarak güvenmemizi çok kafa karıştırıcı hale getiriyor, özellikle de teknoloji, kağıt fırtınasını ortadan kaldırmazsak da bir adım atabileceğimiz noktaya ulaştığında.
Yakın zamanda McKinsey raporu akıllı belge işleme (IDP) teknolojisi o kadar hızlı ilerliyor ki, firmanın son Küresel Yöneticiler Anketi’ne katılanların %70’i, kuruluşlarının en azından iş süreci otomasyon projelerini denediğini söyledi. Akıllı belge yönetimi araçları genellikle yol gösterir.
Ancak daha gidilecek çok yol var.
McKinsey’in Kuzey Amerika Dijital Operasyonlar Uygulaması başkanı Rohit Sood, “Her yıl üç trilyona yakın sayfa yazdırılıyor” diyor. “Müşterilerimin çoğu büyük alım merkezleri.”
Kağıt kullanmanın birçok nedeni buharlaşıyor.
Basılı belgeler kolayca kaybolur, yanlış yerleştirilir ve hasar görür. Basıldıkları an güncelliğini yitirirler. Aranamazlar.
Belki de en önemlisi, her aşamanın bir öncekinden bir devir teslimi gerektirmesiyle, süreçleri seri olarak yürütmeye zorlarlar.
Sonuç olarak, akıştaki herhangi bir kesinti, sürecin diğer tüm bölümlerini etkiler. Basılı belgeler, yeniden anahtarlama yapılmadan analiz için bir veritabanına yüklenemez; bu, kimsenin yapmaktan hoşlanmadığı yavaş ve hataya açık bir işlemdir.
Tam tanımaya yakın
IDP, kağıdı ortadan kaldırmaz, ancak basılı veya el yazısı içeriği tanıyarak ve dijital forma dönüştürerek daha kullanışlı hale getirir.
Çoğu modern sistem artık veritabanlarını daktilo edilmiş ve el yazısıyla yazılmış bilgilerle doldurarak yeni değer kaynaklarının kilidini açabilir. Bir başlangıç, Infrrdyedek olarak insan operatörleri kullanmasına rağmen, teknolojisinin basılı ve el yazısı belgeleri okumada %100 doğru olduğu konusunda cüretkar bir iddiada bulunuyor.
Gartner tahminleri Firma yakın zamanda yazdığına göre, IDP, gelişmiş görüntü tanıma ve “çözümlerin belge işleme yeteneklerini hızlı bir şekilde takip eden” yapay zeka güdümlü içerik yönetimi sayesinde 2020’den dört kat artarak bu yıl 4.8 milyar dolarlık bir pazar olacak.
Sood, her ortamın bir geçiş için olgun olmadığını söylüyor.
Mortgage araştırması, yıllarca süren kağıt kayıtların gözden geçirilmesini gerektirebilir ve eski malzemelerin çoğu asla dijitalleştirilmeyecektir.
Ayrıca, “bazı kanallar hala eski kağıt yöntemini tercih ediyor ve belirli çalışma ortamları kağıt tabanlı süreçlere daha uygun” diyor Sood. Örneğin, sahada toplanan ve bir cihaza girmek yerine kağıda daha kolay girilen havayolu bakım raporlarından bahsediyor.
Kolaylık kültüre baskın gelir
Ancak kültürün rahatlığa teslim olmanın bir yolu vardır.
Doktorumun ofisi on yıl önce Epic klinik sistemini benimsediğinde, doktorlar bir yıl boyunca kalemden klavyeye geçiş yapmaktan şikayet ettiler.
Yine de, bir hastanın tüm tıbbi geçmişinin önlerindeki ekranda gösterilmesinin değerini çabucak öğrendiler.
Sood, IDP pazarının, özellikle robotik süreç otomasyonu ile birleştirildiğinde hiper büyümeye gireceğine inanıyor.
“El yazısı ve yapılandırılmamış verileri okuma yeteneği çok daha iyi” diyor. Sood, “Gördüğüm her kullanım durumu daha karmaşık hale geliyor” diyor. “Manuel müdahale ihtiyacı hızla azalıyor.”
IDP şirketiniz için doğru çözüm mü? Ödemeyi inkar etmek giderek zorlaşıyor.
Piyasada düzinelerce satıcı vardır ve bulutta satın almadan önce deneme temelinde birçok seçenek mevcuttur.
Sood, aranacak birkaç özellik önerir.
Sistem, yalnızca birkaç haftalık eğitimle çoğu basılı içeriği hızlı bir şekilde okuyabilmeli ve tanıyabilmelidir. Gerekli güncellemeler ve bakım kaynakları çok pahalı olmamalı ve satıcı, düşük kodlu veya kodsuz araçlarla programlama sunmalıdır.
Gartner, metin analitiği, iş süreci otomasyonu ve içerik hizmetleri gibi bitişik platformlardan seçeneklerin daha da artmasını bekliyor. Ve ürünlerin hukuk büroları ve tıbbi laboratuvarlar gibi kullanım durumları için zamanla daha özel hale gelmesi muhtemeldir.
Firma, “Zamanla, konuşmaları, belgeleri, e-postaları ve diğer form faktörü / modalite kombinasyonlarını entegre edebilen daha kapsamlı dil platformları görmeyi bekliyoruz” dedi.
Seçim yapmadan önce mevcut ihtiyaçlarınızı ve bundan beş yıl sonra sahip olacağınızı düşünün.
Çünkü bir sonraki IDP sisteminiz işinizin temel bir parçası olacak.
Telif Hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.