Bir okuyucumuz bize şu soruyu sordu: “Biri Outlook (Microsoft) diğeri Gmail olmak üzere iki e-posta hesabım var. E-postalarımı arşivledikten ve önemsiz mesajları sildikten sonra, kalanını dizüstü bilgisayarımda veya harici bir sabit diskte yıllara göre klasörlere indirmek istiyorum. Bunu yapmanın en iyi yolu nedir? »
Genelde ZDNet’te bir şeyin nasıl yapılacağı sorulduğunda size yol gösterecek en kolay çözümü ararız. Ama bu sefer farklı yapacağız, “Lütfen bunu yapma. »
E-posta arşivlerinizi kullanın
Yerel kopyalar oluşturmak için e-postalarınızı indirmek gerçekten gerekli değildir. Bunun yerine, e-posta hizmetinizin, iletilerinizi istediğiniz zaman görüntüleyebileceğiniz ve arayabileceğiniz Arşivler klasörünü kullanmanızı öneririz.
Ayrıca, belirli bir arşivlenmiş e-postayı hatırlamanız gerekirse, gerektiğinde her zaman kopyalayabilir, yazdırabilir, yanıtlayabilir veya iletebilirsiniz.
Gerçekten, bu mesajların PC’nizde kayıtlı yerel kopyalarına ihtiyacınız yok.
Otel rezervasyon onayı veya gelecekte ihtiyaç duyabileceğiniz dijital fatura gibi kendi kopyasını hak eden nadir, gerçekten önemli mesajlar için, bir mesajı PDF dosyası olarak kaydetmek için “Yazdır” işlevini kullanın.
Ücretsiz ve ücretli depolama
Bir hatırlatma olarak, Outlook.com hesabınız ücretsiz olarak depolanır 15 GB’a kadar posta. Ücretli bir Microsoft 365 iş hesabınız varsa, 50 GB depolama alanı içerir. Ücretsiz Gmail hesabınızda ayrıca 15 GB depolama alanı vardır. Bu ödeneğin, e-postalarınıza ek olarak Google Fotoğraflar ve Google Drive’da sakladığınız her şeyi kapsadığını lütfen unutmayın.
Arşivleriniz gerçekten devasa hale geliyorsa, posta kutunuzun depolama kapasitesini artırmanın maliyeti nispeten düşüktür ve buna değer.
Elbette, Outlook gibi bir uygulamada arşiv klasörünüzün bir kopyasını yerel bir mağazayla her zaman eşitleyebilirsiniz. Eski bir e-posta mesajına ihtiyacınız olduğu anda Microsoft veya Google’a ulaşılamadığından endişeleniyorsanız, bu seçeneği kullanabilirsiniz. Böylece, yerel mesaj arşivleri biriktirmek zorunda kalmadan istediğinizi yapabilmelisiniz.
Kaynak : ZDNet.com