Toplantıları daha iyi hale getirmenin yedi yolu

Toplantıları sever misin? Hiçbirini yapmam.

Günde ortalama altı saatimi toplantılarda geçirdiğimi fark ettiğimde son işimden ayrılma zamanının geldiğini fark ettim ve bunların çoğuna kesinlikle FYI temelinde katılmam istendi.

Read.ai Toplantıları yönetenlerin daha iyi yapabilmeleri için toplantılarda neyin işe yaramadığını daha iyi anlamak amacıyla 10 milyon dolar topladı.

Yazılımı, başlangıç ​​ve bitiş saatleri, katılım ve farklı konularda harcanan zaman gibi temel metrikleri analiz eder. Daha sonra, katılım, ses tonu ve görsel ifadeler gibi faktörlerle ölçülen katılım düzeylerini gösteren ses ve video kayıtlarından makine öğreniminden türetilen gözlemlerde katlanır.

Nisan ayında şirket bir bildiri üç milyondan fazla izlenen toplantı tutanağının analizine dayanıyordu ve bazı zorlayıcı gözlemler içeriyordu.

Yaklaşık her beş toplantıdan biri, katılımcılar tarafından yetersiz olarak derecelendirilirken, sadece %46’sı “iyi” not alıyor.

Belirtilen nedenler arasında, toplantı büyüklüğüne göre geç gelen katılımcı sayısı, yedi veya daha fazla kişiyle yapılan toplantılarda %51’lik geç katılanların oranı yer alıyor.

Ortalama olarak, katılımcıların %30’u geç geliyor, dörtte biri ilgisiz, çoğu küçük toplantıda bir kişi konuşmanın neredeyse yarısını yapıyor ve yedi veya daha fazla kişinin katıldığı toplantılarda katılımcıların %22’si tek kelime etmiyor.

Bu bulgular kendi deneyimlerimi oldukça yakından yansıtıyor, bu yüzden Read.ai Kurucu Ortağı David Shim ile görüşmeleri daha iyi hale getirmek için tavsiyesini almak istedim. Bu yedi faktöre indirgendiler.

1. zamanında başla. Shim, kötü toplantıların erkenden raydan çıktığını söylüyor. Ortalama bir kişi 3,3 dakika geç başlıyor, bu da odadaki insan sayısıyla boşa harcanan zamanı çarpıncaya kadar fazla bir şey gibi gelmiyor. Başlangıç ​​zamanı ne kadar geç olursa, grup o kadar bağımsız hale gelir. Geç kalanlar ayrıca, başlangıçtan beri orada olanlardan daha az katılma eğilimindedir. Shim, “Bu, başlangıçta düşük duyarlılık yaratıyor” diyor.

2. Daha az kişi davet edin, özellikle büyük toplantılar için. Shim, “Yedi veya daha fazla kişinin katıldığı toplantılarda, %40’ın konuşmaya katılmadığını görüyoruz” diyor. “Çok fazla insanı davet etmeye karar vermen gerçeği, başkalarını gücendirmekten korktukları için herkesi bir deliğe sokar.” Bunun yerine, tartışmaya nadiren katkıda bulunan kişiler ya davet listesinden çıkarılmalı ya da aktif olarak konuşmaya teşvik edilmelidir.

3. Ne zaman susacağını bil. Araştırma, bir kişinin genellikle üç ve altı kişilik toplantılarda konuşma süresinin neredeyse yarısını tükettiğini buldu. Bu bir ders ve dersler sıkıcı. Shim, “Daha az insan sohbeti tekelleştirdikçe katılımda bir düşüş görüyoruz” diyor. “Konuşmayan insanları getirmek değerlidir çünkü onların kendilerini ilgili hissetmelerini sağlar. Kimin katılacağını bilmek ev sahibinin sorumluluğundadır.”

4. Toplantıları kısaltın. Bir gazeteci olarak, yönetici gevezelikleri ve ürün sunumları için çok fazla konuşma alıyorum, bu yüzden yıllar önce, bu tür toplantıların tümünü 20 dakikada kapatmaya başladım. Daha sıkıştırılmış programın insanları zamanında başlamaya, konuya daha hızlı ulaşmaya ve küçük konuşmayı kesmeye zorladığını buldum. Read.ai’nin araştırması aynı fikirde. Ortalama toplantının başlangıcından sonuna kadar katılımcı katılımının %16 oranında düştüğü ve 50 dakikadan uzun toplantılarda katılımın %40’ın üzerinde olduğu tespit edildi. Shim’in tavsiyesi basit: “Önemli şeyleri en başa koyun” diyor.

5. Arka arkaya ve uygunsuz zamanlardan kaçının. Shim, toplantı sayısı arttıkça değerin düştüğünü söylüyor. “İnsanların geç kalma veya meşgul olmama olasılığı daha yüksektir ve biriyle çok fazla görüşebileceğiniz bir nokta vardır” diyor. Cuma öğleden sonra toplantıları tekil olarak popüler değildir. Haftanın en iyi zamanları Salı ve Çarşamba sabahlarıdır.

6. Video. Shim, çoğumuzun video görüşmeleri sırasında kamerayla aşk/nefret ilişkisine sahip olmasına rağmen, Read.ai’nin araştırması kamerayı açmanın “başkalarından daha iyi tepkiler almayla sonuçlandığını” gösteriyor. “Videonun açık olmasını sevmeseniz bile, bu başkalarına bir düzeyde katılım varmış gibi hissettirme eğilimindedir.” Ayrıca, o kadar kolay uyuyamazsınız.

7. geri bildirim isteyin. Çok sayıda web anketi oluşturucu, toplantı sonrası anonim geri bildirim toplamak için tamamen yeterli olan sınırlı ücretsiz abonelikler sunar. Çok azımızın kolaylaştırma konusunda uzman olduğumuz düşünülürse, bunları kullanmamak utanç verici görünüyor.