Bilgi siloları olarak da adlandırılan veri siloları, iş üretkenliği üzerinde çok olumsuz bir etkiye sahiptir ve önemli güvenlik ihlali riskleri yaratır. Ancak bu silolar artık birçok şirketin günlük yaşamının bir parçası.
Peki, veri silosunun ne olduğunu nasıl tanımlarsınız? İşletmeler üzerinde gerçekte ne gibi etkileri vardır ve nasıl çalışırlar? Ama her şeyden önce, bilgi kaybetmeden onları nasıl terk edersiniz?
Veri silolarının kaynağını ve kapsamını belirleyin
Tanım olarak, bir “silo”, buğday veya tahıl gibi büyük miktarlarda malzemeyi barındırmak için kullanılan bir yapıdır. Silolar genellikle yan yanadır ve malları ayrı olarak depolar. Siloda bulunan malzeme boldur ve serbestçe dolaşır, ancak sıkışır. Benzer şekilde, bir veri silosu, bir kuruluş içinde izole edilmiş bir veri topluluğudur. Veri siloları, Word belgeleri, medya, metrikler, geri bildirim, finansal raporlar, müşteri kayıtları ve iletişim bilgileri gibi bilgileri “tuzaklaştırır”. Veri siloları, çalışanların departmanlar arasında verilere erişmesini, aramasını ve analiz etmesini zorlaştırır. Veri silolarının kökenleri karmaşıktır. Kurumsal kültür, altyapı ve teknolojinin benimsenmemesi gibi çeşitli faktörler bundan sorumlu olabilir.
Kurumsal kültür, bilgi silolarının oluşturulmasından ve sürdürülmesinden sorumlu olabilir. Rekabet gücü işbirliğine baskın çıkarsa, departmanların verilerini paylaşma konusunda anlaşmaları pek olası değildir.
Veya kök daha az zararlı olabilir. Çoğu durumda, departmanlar bilgi paylaşımına alışkın değildir ve yakın zamana kadar birleşik bir veri görünümüne sahip olmak ortak bir hedef değildi. Sonuç olarak, çalışan davranışı, departmanlar arasında veri iletişim kurma, paylaşma ve analiz etme ihtiyacını yansıtmadı.
Şirket altyapısı, veri silolarının başka bir yaygın nedeni olabilir. Bulut teknolojisinin ortaya çıkmasından önce, bilgiye erişim genellikle bir istekler ve ekler zinciri gerektiriyordu. Günümüzde teknoloji, otomatik bilgi paylaşımını mümkün ve hatta standart hale getirdi. Ancak birçok kuruluş, farklı departmanlar ve ekipler arasında açık ve şeffaf bir bilgi akışını teşvik edecek şekilde tasarlanmamıştır.
Benzer şekilde, bir teknolojinin benimsenmesi (veya benimsenmemesi) veri silolarını güçlendirebilir. Şirketler, makine öğrenimi ve doğal dil işleme (NLP) gibi teknolojileri kullanarak verileri arayabilir, bunlara erişebilir, filtreleyebilir ve eyleme dönüştürülebilir içgörülere dönüştürebilir.
Ancak konu yeni teknolojiler olduğunda birçok kuruluş geride kaldı. Operasyonel verimliliği iyileştirdiği kanıtlanmış olmasına rağmen, on şirketten üçünün dijital dönüşüm stratejisi yok. Çoğu durumda, kuruluşlar verileri aramalarına ve filtrelemelerine yardımcı olacak teknolojileri benimsememiştir.
Son olarak, sınırlı yazılım entegrasyonu veri siloları üretebilir. Ekipler genellikle farklı ihtiyaçları karşılamak için farklı yazılımlar kullanır, verileri diğer grupların erişemeyeceği araçlarda depolar (bir finans ekibinin bir pazarlama aracı tarafından oluşturulan verilere erişmeye çalıştığını hayal edin).
Veri siloları neden üretkenliği etkiler?
Kuruluşunuza bir göz atın. Bilgileriniz saklanıyor mu?
Eğer öyleyse, çalışanlarınızın verimliliği düşer.
Yukarıda bahsedildiği gibi veri siloları bilgi akışını engeller. Bunun işletme için uzun vadeli olumsuz sonuçları olabilir: azalan üretkenlik, boşa harcanan zaman ve kaynaklar ve hatta sınırlı büyüme ve gelir.
İlk olarak, veri siloları üretkenlik oranını yavaşlatır.
Verileri manuel olarak toplamak, ihtiyaç duydukları şeye erişmek için diğer çalışanlara e-posta veya Slack aracılığıyla istekte bulunması gereken çalışanlar için sıkıcı ve zaman alıcı olabilir. Bu, önemli gecikmelere neden olabilir ve her iki tarafın iş akışını kesintiye uğratabilir. Panopto’nun bir raporuna göre, çalışanlar iş arkadaşlarından veri bekleyerek veya zaten var olan bilgileri yeniden oluşturarak haftada 5,3 saat harcıyor.
İkincisi, veri siloları kuruluşların gereksiz yere depolama alanı tüketmesine neden olur. Bilgi siloları genellikle tekrarlayan veriler veya eski ve alakasız veriler içerir. Eski çalışanlar tarafından oluşturulan kişisel bilgiler ve güncelliğini yitirmiş anketler, alakasız verilere iki örnektir.
Verileri organize etmenin, filtrelemenin ve aramanın bir yolu olmadan, kuruluşlar bu tür verileri depolama alanı pahasına biriktirmeye devam ediyor.
Veri siloları maliyetli olabilir. Kaybedilen üretkenliğin ABD işletmelerine her yıl 1,8 trilyon dolara mal olduğu tahmin edilmektedir (Hubspot) ve bu kayıp üretkenliğin bir kısmından veri siloları sorumludur.
Çalışanlar günün bir kısmını bilgi almak (veya yeniden oluşturmak) için harcadıklarında, zamanlarını veya enerjilerini en iyi şekilde kullanmıyorlar. Çalışmaları aynı zamanda içgörü eksikliğinden de muzdariptir. Çalışanların verilere erişimi olmadığında, aynı zamanda performans gösteremezler. Örneğin, MRR verilerine kolay erişimi olmayan bir pazarlama departmanı çalışanı, pazarlama harcamaları hakkında sağlıklı ve bilinçli kararlar veremez.
Depolama alanı, bilgileri barındırmak için şirket içi sunucular veya ihtiyaç duymayabilecekleri bulut teknolojisi abonelik ücretleri için ödeme yapan kuruluşlar için ek bir maliyet olabilir.
Veri silolarının oluşturulmasını sınırlandırın ve mevcut siloları dağıtın
Kuruluşunuzdaki bilgi silolarını kaldırmadan önce bunları tanımlamanız gerekir.
Kuruluşta veri silolarının varlığına işaret eden birkaç işaret vardır. Bu semptomların bazıları kültürel, bazıları ise daha yapısaldır.
Ekipleriniz işbirliği yapmıyorsa veya ortak hedefler koymuyorsa, bunun sorumlusu veri siloları olabilir. Ekipler aynı bilgilere erişemediğinde, neler olup bittiğine dair tam ve doğru bir resim elde edemezler. Bu, işbirliğini ve hedef belirlemeyi zorlaştırabilir. Aynı zamanda bir organizasyon içinde sağlıksız bir devir teslim kültürünü de besleyebilir. Bir takım düşük performans gösterdiğinde, şeffaflığın olmaması verimsizliği başka bir takıma yüklemeyi kolaylaştırabilir.
Birkaç ekibinizin benzer projeler başlattığını veya benzer yazılım sistemlerini kullandığını fark ederseniz, bu entegrasyon eksikliğinin kanıtı olabilir. Verileri paylaşma yeteneği, ekipleri aynı sayfada tutar ve iyileştirmeler yaparken, sorunları çözerken veya yeni sistemleri benimserken mümkün olduğunca verimli kalır.
Kuruluşlarda veri silolarını yıkmak basit bir iş değildir. Şirket kültürünü, altyapısını ve en önemlisi teknolojiyi dikkate alan çok yönlü bir yaklaşıma ihtiyacınız olacak.
Veri akışı etrafında kurumsal kültürü değiştirmek için veri silolarına karşı savunuculuk yapmanız gerekir. Bunu yapmanın en iyi yolu? İşbirliğine dayalı, şeffaf ve verimli bir veri yaklaşımının faydalarını sunun.
Çalışanlar mevcut verilerin net ve kapsamlı bir görünümünü elde edebildiklerinde, daha bilinçli kararlar verebilirler. Bunun bir kısmı, yapılandırılmış (müşteri ölçümleri gibi) ve yapılandırılmamış (medya ve metin gibi) verilerden içgörü toplama yeteneğidir. Ayrıca hayatlarını gereksiz yere karmaşıklaştırmadan daha hızlı ve verimli çalışabilir, hataları azaltabilir ve hedeflerine ulaşabilirler.
Kurumsal altyapıyı daha entegre hale getirmek için veriler, akıllı bir kurumsal arama motoru kullanılarak bir veri ambarında veya veri gölünde bir araya getirilmelidir. Verileri tek bir merkezde bir araya getirmek, aramayı, filtrelemeyi ve değerlendirmeyi kolaylaştırır. Bir veri gölü oluşturmak da veri şeffaflığını artırır.
Sonuç olarak, işletmeler ve kuruluşlar, yalnızca siloları yıkmak için değil, aynı zamanda bir veri arama ve analitik stratejisi oluşturmak için de veri yönetimine ihtiyaç duyar.