Daha yalın ve daha çevik olma tutkusu arayışında, işletmeler giderek stratejik olmayan işlevleri üçüncü taraflara dış kaynak sağlıyor, ancak bu satıcıları gemiye alma süreci tipik olarak çeviklikten başka bir şey değil. Satıcı katılımı genellikle altı ay sürer Tedarik Zinciri Yönetimi Enstitüsü’ne göre büyük kuruluşlarda.
Durum tespiti yorucu olabilir. Arka plan kontrolleri, risk değerlendirmeleri ve yasal onaylar her zaman verilmiştir, ancak son yıllarda gizlilik düzenlemeleri, itibar denetimleri, veri alışverişi prosedürleri ve kurumsal sosyal sorumluluk politikaları denklemin bir parçası haline geldikçe karmaşıklık artmıştır.
Şirketin CEO’su Jagmeet Lamba, “Şirketlerin birlikte çalışması için gerekli olan tüm bu kontrolleri bir araya getirdiğinizde – ve sözleşmeyi tartışmadık bile – çok fazla” dedi. sertifikahangi üçüncü taraf risk yönetimi yazılımı yapar.
Certa’nın amaca yönelik bir çözümü var, ancak Lamba, şirketlerin yeni yazılımlara yatırım yapmayı gerektirmeyen satıcı yerleştirme süreçlerinde yapabilecekleri çok sayıda iyileştirme olduğunu söylüyor.
İlk katılım iş akışının kapsamını belirleme
Sorunun büyük bir kısmı, şirketlerin satıcı katılımı hakkında fazla düşünmemesidir. Sonuç olarak, yıllarca eski süreçler, iş akışının yeniden tasarımı üzerinde yeterince düşünülmeden yeni gereksinimlerin katmanlaştırıldığı rutinlere dönüşür. Seri kağıt tabanlı süreçler dijital forma dönüştürülmez, bu da gecikmelere neden olan tıkanıklıklar yaratır.
İşleri düzeltmek, iş akışını uçtan uca anlamakla başlar. Gibi kör adamlar ve fil, organizasyondaki her fonksiyon kendi rolünü bilir, ancak tüm süreci değil. Tüm oyuncuları bir odaya almak bir başlangıçtır. İş akışlarını eşleyin ve nelerin paralel olarak işlenebileceğini belirleyin. Eşzamanlı iş akışları oluşturmak, kuruluşların işe alım sürecini daha verimli hale getirmek için yapabileceği bir numaralı şeydir.
E-posta korkunç bir proje yönetimi platformudur. Herkesin aynı fikirde olması için muhtemelen zaten sahip olduğunuz işbirliği araçlarından yararlanın. Microsoft Teams, Pazartesi, Asana, Tıklama, Slack ve diğerleri iş akışlarını yönetmek için yeniden düzenlenebilir. Amaç ortak bir referans noktası oluşturmaktır.
Bildirimleri kullanın, böylece işbirliği platformuna eklenen bir görev, atandığı kişiye otomatik olarak bir mesaj tetikler. Zaman damgalı akış çizelgeleri, son teslim tarihlerini belirleyerek ve darboğazları belirleyerek işleri ilerletmeye yardımcı olur. Tek bir departman herkesi ayakta tutuyorsa, ağrıyan bir başparmak gibi göze çarpmalıdır.
Şablon ve yeniden kullanım
Lamba, süreci düzeltmenin dışında yapabileceğiniz çok şey olduğunu söyledi ve mümkün olduğunca çok şablon oluşturmakla başladı. Her satıcıya aynı anketi göndermek yerine, farklı senaryolara uyan kategoriler oluşturun. Örneğin, hassas verileri değiş tokuş etmeyecekseniz, bunu sormanıza gerek yoktur.
Her şeyi kendi tarafınızda basitleştirmek için varsayılan olarak sözleşmelerinizi (satıcının sözleşmelerini değil) kullanın. Müzakereler sırasında bu gereksinimi önceden belirtin ve hukuk ekibiniz tarafından önceden onaylanmış sözleşme şablonlarını kullanın. Lamba, “Satıcılar, gelir istedikleri için hızlı hareket etmeye teşvik ediyor” dedi. “Müzakere gücünüz değerlendirme aşamasında en yüksek seviyede.”
Kuruluşunuz içinde herkesin üzerinde anlaşabileceği senaryo tabanlı hizmet düzeyi anlaşmaları oluşturun. Örneğin, belirli bir harcama eşiğinin altındaki ve kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin güçlü bir kredi notuna sahip bir satıcıyla değiş tokuşunu içermeyen sözleşmeler, bazı kontroller yoluyla otomatik olarak onaylanabilir. İnceleme ekiplerinizin, sözleşmenin boyutu veya sözleşmenin uzunluğu gibi faktörlere dayalı olarak geri dönüş süreleri taahhüt etmesini sağlayın.
Satıcılar yardımcı olabilir
Satıcılar ayrıca süreci kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Lamba, “Haftada iki veya üç müşteri kaydeden bir şirket hayal edin,” dedi. “Her biri, çeşitlilik, düzenlemelere uygunluk, güvenlik için BT vb. için İK’dan bir veri toplama yangın tatbikatı içerir.” Tek bir işe alım için toplanan 2.000 kadar veri noktası gördü.
Satıcılar, her soruya ısmarlama yanıtlar oluşturmak yerine, esasen en yaygın sorulara verilen yanıtların bir SSS’si olan bir yanıt bankası oluşturmalıdır. Müzakereciler uygun cevabı basitçe kesip ankete yapıştırabilirler.
Son olarak, işe alım sürecini kolaylaştırmanın en iyi yolu, ilk etapta bir tane başlatmamaktır. Halihazırda onaylanmış satıcılara yeni işler vermeye çalışın. Lamba, “Çoğu şirketin önceden onaylanmış satıcı listelerini aramanın bir yolu yok, bu yüzden Google’da yeni bir tane var” dedi. İhaleye çıkan sözleşmelerin yaklaşık %30’unun muhtemelen önceden onaylanmış sağlayıcılar tarafından yerine getirilebileceğini tahmin etti. Bu, projeleri daha hızlı ilerletirken zamandan ve paradan tasarruf sağlar.
Bu uygulama aynı zamanda satıcıları ek iş almak için çok çalışmaya teşvik ediyor. Lamba, aşağıdaki gibi bir dahili derecelendirme sistemi önerir: Havlama. İnsanlar harika deneyimleri paylaşabildiğinde, şirketteki herkes kazanır.
Ardından, Bunu Okuyun:
Telif Hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.