Birçoğunuz gibi ben de her hafta birçok video konferans toplantısına katılıyorum. Benimkiler neredeyse her zaman bir şirketin bir ürün veya hizmet hakkında analistlere veya muhabirlere bilgi vermek istediği brifinglerdir. Bu şirketlerden bazıları, kullanmadıkları özelliklerle, deneyimi benim için daha iyi hale getirecek ve onlar için sonuçlar verecek özelliklerle kendi araçlarını oluşturuyor.
Bu hafta, işbirlikçi olmayan ancak yine de izleyici sorularını zamanında ele alabilen toplantılar için video konferans araçlarını neyin iyileştirebileceğini tartışmak için buradayım. Yeni ürünleri piyasaya süren şirketler için ve yeni stratejiler aktarmaya çalışan kurumsal yöneticiler için geçerlidir.
Yenilenen duraklama — içerik kontrolü
Bazı brifing araçları, canlı bir etkinlik sırasında bile materyali durdurabilir, geri sarabilir ve gözden geçirebilir. Ben hızlı bir daktilo değilim ve insanlar çok hızlı konuşmaya meyillidir. Kaçırdığım bir şeyi almak için duramaz ve geri dönemezsem, muhtemelen yanlış anlarım ya da tamamen kaçırırım. Gördüğüm içeriğin hızını kontrol edebilmek, içeriği anlamak ve kaydetmek için çok önemlidir.
Otomatik notlar, lütfen
Birkaç araç, önemli noktaları veya söylenenlerin bir metin kaydını yakalaması gereken otomatik not alma özelliğine sahip olsa da, kullanılmazlar. Hiç kimse bir brifingde bu özelliği açmak istemiyor gibi görünüyor. Yine, bu yetenek, söylenenleri tam olarak yakalamama yardımcı olabilir ve yapmak istediğim noktaları yapmak için alıntıları doğru bir şekilde kesip yapıştırmama izin verebilir.
Şşşşş. Otomatik ses kontrolü
Sunucuların hepsi aynı seviyede veya aynı ses tonuyla konuşmazlar. Dinleyicilere bağıran bir konuşmacının ardından fısıltıyı tercih eden biri olabilir. Gelen içeriğin hacmini otomatik olarak ayarlama yeteneğine sahibiz, ancak nadiren kullanılır. Bu, brifingden uzaklaşarak kritik bir noktanın veya yorumun gözden kaçırılmasını daha olası hale getirir. (Eklemeliyim: konuşmacılar prova yapmalı ve dikkat dağınıklığını azaltmak için gürültü iptali aktif olmalı.
Sıralı Soru-Cevap?
Brifing sırasında herkesin soruları olur, ancak herkes cevap alamaz. Çoğu zaman, sorularımıza cevap verilmezse, birisinin daha sonra bize geri döneceğine dair söz verilir. Bu bir şaka olmalı, çünkü bu cevaplar nadiren verilir. Sorular ortaya çıktıkça yanıtlanmalıdır, böylece bağlam içinde olurlar, kişi yanıtı ihtiyaç duyduğunda alır ve yanıt almayan (ve muhtemelen üzülen) insanlar onları gerçekten anlar.
Slaytlarınızı paylaşın
Slaytlar sunumun kendisinden indirilebilir olmalıdır. Bu şekilde, onlar – ve slaytlardaki resimler – siz yazarken bir referans işlevi görebilir. Birkaç kez yazmaya başladığımda, ihtiyacım olan resimler hiçbir yerde bulunamadı ve web’dekilerin IP sahipliği sorunları olabilir. Ek olarak, bir sunumda slayt yoksa, dinleyicilerinizin önemli noktaları kaçırması riskini taşırsınız; en azından yazılı bir özet sağlamak inanılmaz derecede yardımcı olacaktır.
Gündemi iletmek istediğiniz mesaja dayandırın
Bu, süreç kadar araçla ilgili değil. Brifinglerin gündemi, vermek istediğiniz mesaja dayalı olmalıdır. Gündemi belirleyenler, önce yayınlanmasını istediklerini yazmalı ve ardından bu sonucu yaratmak için gündemi oluşturmalıdır. Bu çaba, neyin paylaşılması gerektiğini, neyin paylaşılmaması gerektiğini vurgulayacak ve bilgi boşluklarını dolduracaktır.
Mühendislik ağırlıklı şirketler, hızlar ve beslemeler üzerinde gereğinden fazla, müşteri değeri üzerinde ise gereğinden az işlem yapmaktan hoşlanır, ancak analistler ve yazarlar, ayrıntılı özelliklere değil, müşteri değerine odaklanma eğilimindedir. Çoğu okuyucu teknik değildir; bir ürünün sorunlarını nasıl çözeceğiyle daha çok ilgileniyorlar.
Merhum Apple CEO’su Steve Jobs bir prömiyer ustasıydı: neden özelliklerden daha fazla bir şeyi önemsemeniz gerektiğine odaklandı. O ustadan öğrenmek çok yardımcı olacaktır.
Araçlara sahipsiniz; onları kullan
Genellikle bir brifingin amacı sadece onu geçmek gibi görünür, ancak amaç istediğiniz mesajı vermek olmalıdır. Bunu yapmak için hedef kitlenizin içerik üzerinde bir miktar kontrole ihtiyacı var, notların otomatik olarak oluşturulması, konuşmacıların anlaşılır olması, soruların cevaplanması gerekiyor, materyallerin hemen erişilebilir olması ve gündemin içeriğinize sıkı sıkıya bağlı olması gerekiyor. istemek.
Gazetecilikte bize nedenin nedenden daha önemli olduğu öğretilir; daha da önemlisi “neden umursamalısın”dır. Bu son, çoğu brifingden neredeyse evrensel olarak çıkarılmıştır. Bunun yerine, ne yapıldığı konusunda uzun, neden yapıldığı konusunda ise kısadırlar. Bu süreci kim düzeltirse, şüphesiz daha iyi sonuçlar görecektir.
Burada belirttiğim hiçbir şey devrim niteliğinde değildir ve bu özelliklerin çoğu kullanımda olan birçok üründe zaten mevcuttur. Bunu yapacak teknolojiye sahibiz. Sadece doğru kullanılması gerekiyor.
Telif Hakkı © 2022 IDG Communications, Inc.