Uzaktan çalışmanın bazen yalnız olabileceğini biliyoruz. Ayrıca, yetenekli ancak yüz yüze toplantılarda sessiz kalan bazı kişiler sanal olarak çalışırken parlayabildiğinden, çevrimiçi işbirliğinin daha önce yararlanmadığınız organizasyonel yetenekleri açığa çıkarabileceğini de biliyoruz.
Future Forum’un başkan yardımcısı Sheela Subramanian, olayları eski çalışma şeklimize değil, şimdiki çalışma şeklimize uygun bir şekilde yönetme gereğini vurguluyor. Bazı şirketler değişti nerede iş olur, ancak antik kalıplara takılıp kalır nasıl iş gerçekleşir, diye uyarıyor.
“Yöneticiler, faaliyet ve işte var olmama yerine sonuçlara odaklanmalı” diyor.
Bu, uzak toplantıları yönetmek için ne anlama geliyor?
Güvenilir teknolojiyi kullanın ve iyi kullanın
Katılımcıların teknolojiyi nasıl kullanacaklarını bilmemelerinden kaynaklanan teknik kusurlar nedeniyle kaç toplantı noktalandı? İnsanlar ekranlarını paylaşmaya çalışırken kaç dakika boşa gitti?
Yönetime, seçtikleri işbirliği aracının nasıl çalıştığını öğrenmek ve bu bilgileri çalışanlarla paylaşmak için gereken kadar zaman ayırması gerekir. Bu bilgi sadece zamanı daha üretken kılmakla kalmaz, aynı zamanda herkesin zaman içinde öğrenmesini sağlar. En iyi teknoloji seçenekleri her zaman çalışanların halihazırda kullandıkları olacaktır: Zoom, Teams ve Webex. Muhtemelen hala FaceTime olmayacak.
[Also read: Enterprise resilience: iOS, Mac tools for remote collaboration]
İçeriği göz önünde bulundurun
İyice düşün.
“Bütün toplantılar eşit yaratılmamıştır. Her toplantı türü farklı bir yaklaşım gerektirir.” Gartner eyaletleri.
Bu doğru. Odaklanmayı en iyi zamanlarda sürdürmek zordur ve uzaktan çalışırken tekrar daha zordur. Toplantılarınız slayt destelerinin kullanılmasını gerektiriyorsa, içerik ağırlıklı sunum slaytlarından kaçınmak ve sunumunuzu basitleştirmek için ne gerekiyorsa yapmak mantıklıdır.
Rezonansa giren beş slayt, kafa karıştıran beş slayttan her zaman daha iyi olacaktır.
kanalları aç
Düşünmek, toplantılardan önce ve sonra yaptıklarınızı da kapsar.
Bazı şirketler, katılımcıların toplantılardan önce fikirleri, sorunları ve endişeleri işaretlemek ve daha sonra ortaya çıkabilecek düşünceleri yakalamak için kullanabilecekleri Slack kanalları oluşturur.
Ek içgörüleri ve eylem noktalarını ortaya çıkarmak için o (veya seçilen herhangi bir başka) kanaldan yararlı içgörüleri yakalamak ve damıtmaktan biri sorumlu olmalıdır.
Toplantılar sırasında kararlaştırılan eylem noktalarını kaydetmeyi unutmayın. Birçok kuruluş hafızanın yeterli olacağını düşünür ve ardından hafıza kaçınılmaz olarak yetersiz kaldığında neyin yanlış gittiğini merak eder. Somut hedefleri tanımak, kabul etmek ve bunlara ulaşmak, uzaktan çalışma yönetimi için esastır.
Listede kimler var?
Asenkron uzaktan işbirliği toplantıları, odaklanılırsa daha iyi çalışır.
Ne zaman bir toplantıya kimin katılması gerektiğine karar vermek, ayrıca her kişinin rolünü ve katkısını göz önünde bulundurun ve bunun etkinlikten önce bilinmesini ve yapılan katkıların kabul edilmesini sağlayın.
Ayrıca, bir dizi daha küçük, daha kısa toplantı yapmak, her şeyi kapsayan devasa bir olaydan daha verimlidir. Toplantı içeriği daha sonra her gruptaki becerilere göre budanmakla kalmaz, aynı zamanda katılım da gelişebilir.
Adobe’nin Zamanın Geleceği Rapor, çalışanların yarısının her zaman ulaşılabilir olmak için baskı altında hissettiklerine ve çoğunun iş ve kişisel zaman arasındaki sınırları korumayı zor bulduğuna dikkat çekti. Gartner ayrıca, herkesin bir sorunu kapsamlı bir şekilde tartıştığı, ancak aslında olumlu bir çözüm üzerinde anlaşamadığı toplantıları ortadan kaldırma ihtiyacına da dikkat çekiyor.
Kişisel zaman ayırın
Birisi hastaysa, bırakın konuşsun. Sadece fonksiyona değil, insanlara da yer açın. Videoda etkileşim kurarken yumuşak beceriler daha da önemlidir ve birkaç dakikalık bağ, ekibinizi bir arada tutmanıza yardımcı olabilir.
Programı sallayın
Uzaktan çalışma ekipler demektir genellikle eşzamansız olarak çalışır. Ancak, asenkron bir dünyada belirli insanlar iş veya kişisel taahhütler nedeniyle düzenli olarak bir toplantı zamanı yapamadıklarında, takım uyumunu kaybetmek istemezsiniz.
Düzenli zamanlarda toplantılarda ısrar etmek yerine, daha fazla ekip üyenizin en azından bir kısmına katılmasına izin vermek için programları sallayın.
“Çalışanların %93’ü esneklik istiyor ne zaman çalışıyorlar” diyor Subramanian. Gartner ayrıca alışılmadık toplantı uzunluklarının kullanılmasını önerir. 50 dakikalık ve 10 dakikalık sohbetlerin bazı uzun oturumların yerini etkili bir şekilde alabileceğini düşünüyorlar.
İşleri gevşet
Orange Business Services’ta çalışanlara pandemi sırasında kişisel etkileşim için şirket işbirliği araçlarını kullanma şansı verildi.
Bu tür geçici etkileşim sona erebilirken Şirketinizdeki sorunları ortaya çıkarmak, ideal olarak ekip uyumunun sağlanmasına ve moralin korunmasına yardımcı olmalıdır. Etkin bir şirket lideri, İK sorunlarını bastırmak değil, çözmek ister.
Zamanı önemseyin
Her toplantının konuşanları ve fısıldayanları vardır. Fısıldayanlar birkaç kelime söyleyebilir ama yine de duyulmaya ihtiyaç duyarken, konuşanlar zamana hakim olma eğilimindedir.
Buna yönelik birden fazla yaklaşım vardır, ancak işe yarayan bir şey, toplantı hedeflerinin etkinlikten önce açıkça tanımlanmasını sağlamak ve herkesin konuşma şansı elde etmesini ve belirli bir zaman bütçesi dahilinde karar vermenin yapılmasını sağlamak için etkileşime başkanlık etmektir. .
Bir saatlik toplantıda vermen gereken üç karar mı var? Daha sonra maksimum tartışma her biri 20 dakika olacaktır.
Bu süre içinde bir karara varılamazsa, konuyu gözden geçirmek veya sondaki tartışmaya geri dönmek için bir sonraki konuya geçin.
Uzaktan video tabanlı işbirliği boşalıyor olabilir, bu nedenle zamanı etkili bir şekilde yönetmek mantıklıdır.
Görgü meselesi
Tartışmaya hükmetmek isteyenlere bazı kısıtlamalar uygularken, tüm taraflara kendilerini ifade etme şansı vermek için tasarlanmış net bir toplantı görgü kuralları üzerinde anlaşmak da önemlidir.
Bu amaca ulaşmak için “zaman bütçeleri” uygulayan bazı gönüllü kuruluşlarla çalıştım. Bu paylar, örneğin katkıları örneğin her biri 30 saniye ile sınırlamak için bir gereklilik olabilir.
Zamanı daha az önemli hale getirin
Orada bir aynı zamanda işe yarayabilecek ikinci yaklaşım: bazı kuruluşlar, bir tür açık toplantı sohbeti sürdürürler ve hiçbir gündem veya beklenti olmaksızın uzun, yapılandırılmamış görüntülü toplantılar düzenlerler.
Bunlar, ekiplerinizin yapmaları gereken işle meşgul olmaya devam edebilecekleri ve ara sıra yardım, tavsiye istemek veya sadece bazı insan etkileşimi için başvurabilecekleri sanal giriş oturumları olabilir.
gibi uygulamalar ekip akışı veya asana bu tür bir alan yaratmaya da yardımcı olabilir.
Biri çevirir, hepsi çevirir
Yönetim, işin geleceğinin mevcudiyetten ziyade başarıya dayandığı yeni gerçekliğiyle boğuştuğundan, uzaktan çalışmaya karşı damgalanma inatla hüküm sürmeye devam ediyor.
Bunun pratikte anlamı, hibrit çalışma ortamlarında toplantılara bizzat katılanların, uzakta kalanlara göre avantajlar elde etmesidir.
Bunu aşmanın bir yolu, bir ekip üyesinin toplantıya telefonla katılması gerektiğinde, tüm üyelerin de bunu yapması gerektiğine karar vermektir. Bu, bu tür damgalanmayı azaltmaya yardımcı olur ve katılımcıları daha eşit bir temele oturtur.
basit tut
Çalışanlardan işbirliği için kaç uygulama kullanmalarını istiyorsunuz?
Adobe’nin bu Geleceğin Zamanı raporu, çok fazla uygulama kullanmanın stres yaratabileceğini ve tükenebileceğini ortaya koyuyor. Menlo Ventures ortağı Naomi Ionita, “Uzak bir dünyada etkileşim kurmamız beklenen kanal ve platformların sayısı bizi kolayca sular altında bırakabilir” dedi.
Uzaktan toplantılarınızı nasıl daha üretken ve daha az zahmetli hale getiriyorsunuz? Sizin için neyin işe yaradığını bana bildirin.
lütfen beni takip et heyecanya da bana katıl AppleHolic’in barı ve ızgarası ve elma tartışmaları MeWe’deki gruplar.
Telif Hakkı © 2021 IDG Communications, Inc.